Šta korisnik može da uradi da izbegne lošu implementaciju ERP-a?

Da li ste se ikada zapitali zašto svaki put kada čujete priču o neuspehu implementacije ERP poslovnog softvera preduzeće koji radi implementaciju bude krivo? Korisnik je učinio sve što može da ga izbegne, ali je implementator pružio ili lošu obuku i podršku, ili jednostavno slab kvalitet proizvoda ERP poslovnog softvera. Iskreno, ne mislim da se loša ERP implementacija može desiti bez bar nekog doprinosa od strane korisnika. Kao korisnik, bez obzira na uticaj preduzeća koje vrši implementaciju tokom procesa selekcije, konačna odluka je Vaša i morate da budete sigurni da ste doneli ispravnu odluku.

Na osnovu desetogodišnjeg iskustva u preduzeću Connect Software Solutions d.o.o. iz Novog Sada, koje se bavi prodajom, implementacijom, podrškom i prilagođavanjem poslovnih programa za mala i srednja preduzeća napravili smo listu stvari na koje korisnik treba da misli pre nego što izabere ERP poslovni softver i implementacionog partnera, kako  tokom sprovođenja, pa čak i dugo posle. Izdvojio sam 13, jer izbor ERP-a i implementacije nema nikakve veze sa srećom.

1. Reference. Uvek pitajte za reference i ne oslanjajte se isključivo na reč-od-usta i Interneta. Pitajte svog dobavljača da navede i kontakt informacije za neke od svojih klijenata i pozovite ih. Oni verovatno neće reći loše stvari o dobavljaču i sistemu, ali ako pitate prava pitanja, imaćete predpostavku sa kakvim izazovima se možete susresti u radu sa tim dobavljačem i implementatorom.
2. Sistem za podršku odlučivanja (Decision Support System). Bez obzira na veličinu vašeg preduzeća ili na to koliko ste spremni da potrošite za ERP poslovni softver, rešenje uvek treba da sadrži sistem za podršku odlučivanju, alatka koja podržava aktivnosti donošenja odluka.
3. Kompatibilnost hardvera i softvera. Uverite se da je softver koji kupujete, kompatibilan sa hardverom koji imate ili nameravate da kupite. Na primer, ako ERP koji ste izabrali koristi OLAP (OnLine Analitical Processing), trebalo bi da budete svesni činjenice da samo neke verzije Microsoft SQL Server-a imaju tu mogućnost.
4. Fleksibilnost. Da li vam dobavljač može dati nešto više nego što je obećao? Dobavljači ERP-a mogu biti veoma fleksibilni, u zavisnosti od toga koliko ste im važni. Mali kupac može dobiti više pažnje nego veliki kupac ako ima potencijal da donese više posla u budućnosti. Takođe, proizvođači mogu imati specijalne ponude, kada pokušavaju da uđu u nova tržišta, ili da bi prestigli konkurenciju, itd ...
5. Upravljanje promenama. Ljudi ne menjaju svoje navike zato što im vi kažete da to urade. Dobavljači i spoljni konsultanti mogu da vam samo pomognu u ovime, ali zapamtite da će ljudi slediti motivisanog lidera. Ako ste Vi (kao rukovodilac projekta ili korisnik) skeptični u vezi vašeg izbora ERP rešenja, onda je očigledno nešto pošlo naopako tokom procesa selekcije. Dobavljač koji radi implementaciju će se tada teško izboriti sa nevoljnošću samih korisnika (vaših zaposlenih) za promene.
6. Nasleđe podataka. Uverite se da dobavljač može da uveze podatke iz vašeg starog programa, excel datoteke, ili drugih izvora podataka. Osim ako se novo preduzeće, verovatno ćete imati podatke koji treba da se uvezu u program. Pre nego što uvezete, pokušajte da ih očistite, uklonite duplikate ili beskorisne informacije koje kasnije mogu izazvati mnogo problema.
7. Stvarni troškovi. Koliko će zaista koštati da uvedete ERP koji ste izabrali? Da li postoje neki skriveni ili dodatni troškovi? Na primer, ako odlučite da koristite ERP između ostalog i kao rešenje za maloprodajne kase, morate biti svesni mogućih troškova izrade interfejsa između ERP-a i vašeg fiskalnog štampača.
8. Poslovni procesi. U teoriji, niko ne zna bolje od vas kako preduzeće radi. Ipak, ponekad ne možete da vidite šumu od drveća. ERP implementacija projekta bi mogla biti dobar povod za reviziju i optimizaciju vaših procesa i procedura. Nema razloga da automatizujete neefikasne ili beskorisne poslovne procese.
9. Izvorni kod. Možete li da napravite bilo kakve promene u kôd-u? Možda vam ne treba sada, ali će vam verovatno trebati kasnije. Takođe je važno znati šta se dešava sa izvornim kodom ako vam prodavac bankrotira. Obično, proizvođači ostavljaju kao depozit programski kôd kod nezavisnog proizvođača poznatog kao escrow, koji će, ako prodavac ne uspe da se održava i ažurira softver, to nastaviti da radi umesto njega.
10. Implementacione metodologije. Neki kupci ni ne gledaju dobavljače koji nemaju takve metodologije. Dobavljač koji radi implementaciju treba da bude u stanju da obezbedi dokumenta koji opisuju proces implementacije, sa ciljevima, prekretnicama, alokacijom resursa, itd. Ako dobavljač to  ne poseduje, verovatno će raditi stvari u hodu.
11. Obuka. Da li dobavljač ima dovoljno kvalifikovanih ljudi da uspešno obuči vaše zaposlene? Ako dobavljač ima tri trenera koji rade za deset velikih kupaca, oni možda neće biti u stanju da brinu o vama onako kako treba. Takođe, ako je trener koji Vam je dodeljen od skoro zaposlen, on ili ona možda neće biti dovoljno iskusni, što može izazvati mnogo problema u implementaciji.
12. Revizija. U zavisnosti od veličine projekta, jednostavniji ili složeniji oblici revizije bi trebalo da budu obavljeni tokom implementacije. Idealno bi bilo da kreirate proceduru revizije sa vašim dobavaljčem, ali takođe možete uključiti nezavisne konsultante ili revizore projekta.
13. Tehničku i korisničku podršku. Da li vaš dobavljač može da obezbedi nivo podrške koji vam treba? Sa timom od pet ljudi, a stotine kupaca, to može potrajati nedeljama da reši problem. Uverite se da ste razumeli šta je uključeno u podršku. Da li će prodavac da radi backup vaše baze podataka redovno? Dobijaju unapređenja, a kada i kako da utiču na vas rad?

Preduzeće Connect Software Solutions d.o.o. (www.connectsoftware.biz) sa svojim iskustvom vam stoji na raspolaganju da Vas posavetuje da odaberete pravi ERP poslovni softver u skladu sa vašim mogućnostima.